Veertien Nederlandse en Vlaamse experts bespraken op uitnodiging van de NCDD hun dilemma’s bij de vertaling naar de praktijk van dé standaard in digitale duurzaamheid: OAIS (ISO 14721). Ze deelden een breed scala aan visies op OAIS. Is OAIS een bijbeltekst? Een magische tempel der waarheid? Een kompas om op te varen? Een donkere dreigende wolk of een wolk met af en toe een verkwikkend buitje? Een venster op je organisatie? Op de buitenwereld? Een vliegtuig, de machinekamer van een schip?

Vertaling naar de praktijk

OAIS is al ruim 15 jaar de internationale standaard die we gebruiken als we het hebben over digitale duurzaamheid. De gemeenschappelijke taal helpt ons bij het communiceren over complexe problemen. OAIS is de beschrijving van een conceptueel model voor digitale duurzaamheid, geen reeks van voorschriften. Je moet het model dus naar je eigen omgeving vertalen. Hoe weet je of je de standaard goed interpreteert? Als de groep van experts het ergens over eens was, dan was het wel de behoefte aan praktijkvoorbeelden. In het Engels is daar een begin mee gemaakt via een wiki OAIS community. Deze NCDD-bijeenkomst zou wel eens de opmaat kunnen zijn voor een Nederlandse variant [daar wordt aan gewerkt].

OAIS in aluminiumfolie

De experts hadden vooraf hun visie op OAIS gegeven. Wat betekent OAIS voor hen? Dit werd met behulp van aluminiumfolie door iedereen in 2 minuten in een kunstige sculptuur samengevat. Men was het er vrijwel unaniem over eens dat de standaard een goede richtlijn was, goed in elkaar zit en zeker als leidraad bij de inrichting van zowel je organisatie als je systeem gebruikt kan worden. Kritiek komt vaak voort uit onkunde, omdat men stokt bij de beschrijving van het functionele model, of de teksten te letterlijk wil interpreteren. En niet verder leest in de standaard, terwijl het bijbehorende datamodel ook van belang is voor het begrip van de standaard. Er was een gedeeld pleidooi om meer aandacht te geven aan een klein, maar uitermate belangrijk stukje tekst in OAIS: de verantwoordelijkheden van het digitale archief (paragraaf 3.1. voor de kenners).

Voorbeelden gevraagd

Naast hun visie hadden de expert ook hun dilemma’s opgeschreven. Hier kwam vooral naar voren dat men vaak met de praktische vertaling worstelt. Omdat OAIS niet voorschrijft hoe het moet, kan er verschil van interpretatie zijn. Meer voorbeelden van collega’s hoe ze bepaalde richtlijnen naar de (vaak weerbarstige) praktijk vertalen, zou de digitale duurzaamheidscommunity enorm kunnen helpen.

AIP, Pre-Ingest, Designated Community en Access

Is het bijvoorbeeld zo dat een Archival Information Package dat is opgeslagen altijd ongewijzigd moet blijven, of mag men in de loop van de geschiedenis metadata toevoegen en wijzigen? Zou er niet een Pre-Ingest-functie moeten worden toegevoegd aan het OAIS model, omdat alle organisaties worstelen met het verschil tussen wat ze rechtstreeks aangeleverd krijgen en de tussenstappen die nodig zijn voordat het een Submission Information Package is (en dus weer past in het model)? En kunnen we hier dan een onderscheid maken tussen het moment waarop de organisatie de digitale objecten onder zijn hoede genomen heeft en het moment waarop de keuze nog gemaakt moet worden of het materiaal wel geaccepteerd wordt (met andere woorden zit “appraisal” in de pre-ingest of niet)? Het begrip Designated Community – feitelijk de mensen voor wie je het materiaal toegankelijk houdt – is redelijk vaag en ook de Access-functie kent in de praktijk veel meer haken en ogen dan nu in de OAIS standaard verwoord zijn. Via een buitengewoon democratische procedure (je schreef niet alleen op waar je wél maar ook waarover je persé niet wilde discussiëren) werden groepen samengesteld om een selectie van de stellingen nader uit te diepen en om te zetten in een scherp geformuleerde aanbeveling. Waarom dat dan?

Voorbereiding op de review

Wel, er is op dit moment een review proces gestart voor OAIS en dat is bij uitstek de gelegenheid voor de gebruikers van de OAIS-standaard om verbeteringen en wijzigingen voor te stellen. De standaard is oorspronkelijk in de jaren negentig opgesteld door en voor ruimtevaartdeskundigen. De variatie aan gebruikers is echter sindsdien toegenomen: archieven, bibliotheken, data centers, medici, universitaire repositories en ga zo maar door. Wil de standaard ook voor die gebruikers relevant blijven, dan zal die moeten mee veranderen als de wereld van de gebruikers verandert.

Vandaar dat er in internationaal verband een wiki is ingericht om praktische en theoretische kennis over OAIS te verzamelen. Praktijkvoorbeelden dus. Daarnaast kan deze inbreng, net als de resultaten van de NCDD-workshop, leiden tot aanbevelingen voor de nieuwe versie van de standaard. Iedereen kan deelnemen aan de discussie, zodat het proces transparant en open is. Uiteindelijke verzoeken tot aanpassingen dienen via het officiële kanaal ingediend te worden bij review.oais.info.

Maar voordat het tot een nieuwe versie van de standaard komt, duurt nog even omdat eerst alle officiële processen en inspraakrondes doorlopen moeten zijn, zodat de verwachting voor een nieuwe versie van OAIS nu rond 2020 ligt. Genoeg tijd om te discussiëren en te analyseren waar de knelpunten liggen en samen te werken aan een online kennisbron over OAIS in de praktijk – in het Engels of in het Nederlands (zie de nieuwe informatiepagina over OAIS van de NCDD).

Wordt vervolgd

Meer nieuws volgt binnenkort: de resultaten van deze NCDD-workshop brengen we in bij een OAIS-paneldiscussie op de iPRES Conferentie in Bern op 2 oktober. Wordt vervolgd!