De tweede versie van de ISO OAIS standard kwam in 2012 uit en zou, volgens het reguliere ISO proces, in 2017 een review moeten ondergaan. De preservation community is hier op verschillende manieren van op de hoogte gesteld. Al in 2015 startten we een discussieplatform, de OAIS community, op de website van de Digital Preservation Coalition. Tijdens de iPRES 2015 conferentie hebben we een poster ingediend met de titel “Evolving practice, evolving standards” om mensen naar dit discussieplatform te lokken.
De OAIS standaard is ontworpen door CCSDS, en de CCSDS werkgroep Data Archive Interoperability (DAI) startte ook een officiele website, waar mensen voorstellen voor aanpassingen op de OAIS standaard konden indienen. Elke geïnteresseerde kon zich opgeven voor de mailinglist en deelnemen aan de discussies en zo de voortgang volgen. Het gebrek aan transparantie dat aan eerdere reviews kleefde, werd op deze manier verkleind.
Veel preservationisten maakten van de gelegenheid gebruik en er werden meer dan 200 suggesties ingediend. Sinds 2015 heeft de DAI-werkgroep al deze suggesties bekeken en verwerkt. Dit werk is nu vrijwel klaar en het is te verwachten dat binnen korte tijd de nieuwe conceptversie van de OAIS standaard door de werkgroep officieel aan ISO ter vaststelling zal worden overhandigd.
Binnen ISO wordt deze beoordeling in het Technisch Comité (TC) 20/SC13 “Space data and information transfer systems” gedaan. Maar omdat deze TC een liaison heeft met TC46/SC11, komt de concept standaard ook bij deze laatstgenoemde werkgroep langs. De National Standard Bodies van ISO zullen dus dit concept op hun agenda zetten. In Nederland wordt dit gedaan door de NEN-normcommissie 38004611 “Informatie en Archief management”. In het Commissieplan 2018 is te zien dat deze normcommissie een breed scala aan vertegenwoordigers heeft en niet alleen preservationisten. Het is dus te verwachten dat er ook vanuit andere invalshoeken naar de concept versie van OAIS zal worden gekeken, net als dat in andere landen zal gebeuren.
Van de 200 suggesties zijn de meesten in het concept verwerkt. Het grootste deel van de voorgestelde wijzigingen betreffen terminologie. Zo is bijvoorbeeld de definitie van Transformation Information Property ter verduidelijking aangevuld met een verwijzing naar de meer gangbare term Significant Property, zij het dat dit nogal zuinigjes is gedaan “Significant Property is sometimes used in a way that is consistent with it being a Transformational Information Property”.
In andere gevallen is de terminologie aangepast om meer consistent te zijn, bijvoorbeeld bij het onderscheid tussen een archief en een OAIS Archief (met hoofdletter). Ook wijzigingen in de duurzaamheidspraktijk zijn aangebracht. Niet langer wordt migratie als voorbeeld van een preservation strategie genoemd, maar verwijst men in zo’n geval naar het meer neutrale “preservation plan” dat de geschikte oplossing beschrijft.
Sommige concepten zijn van een meer uitgebreide toelichting voorzien, bijvoorbeeld het concept van Designated Community of doelgroep. De definitie is uitgebreid met de volgende omschrijving “An identified group of potential Consumers who should be able to understand a particular set of information in ways exemplified by the Preservation Objectives.”. Dit laatste concept “Preservation Objectives” is ook nieuw. Een Preservation Objective is “A specific achievable aim which can be carried out using the Information Object.”
Zelf ben ik erg tevreden en ook wel trots op het feit dat mijn concept Preservation Watch, zoals we dat ontwikkelden in het Europese project Planets, onderdeel van de standaard is. Ook Eld Zierau en Nancy McGovern zullen trots zijn dat het door hen ontwikkelde concept van Inner OAIS-Outer OAIS nu een plek heeft gevonden in het hoofdstuk Distributed Archives.
Internationale standaarden kan men maar in beperkte mate aanpassen omdat de standaard compatibel moet blijven met eerdere versies. Voor zover men nog geen terugkoppeling op de wijzigingsvoorstellen had gedaan, is het nu de laatste gelegenheid om te doen. Vanuit de NEN Normcommissie zal ik de voortgang hier blijven melden.